3 wichtige Webmaster Anschreiben

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Weil ich vergangene Woche mit der Phrase „Webmaster richtig anschreiben” gefunden wurde aber dazu noch gar keine Anleitung für die richtige Vorgehensweise online habe, zeige ich jetzt kostenlos für alle Webseitenverwalter und Hobbywebmaster

3 wichtige Webmaster Anschreiben

Die Vorlagen sollen helfen, den richtigen Start für eine Kommunikation zwischen Site Administratoren zu schaffen. Klar sind die Beispiele kein Garant für das Erreichen des angestrebten Ziels, denn zur Zusammenarbeit gehören immer noch zwei. Eine Orientierungshilfe sind die e-Mail Vorlagen aber auf jeden Fall und Eure Erfolge damit würde ich gerne anschließend in den Kommentaren lesen.

Webmaster für Linktausch anschreiben

Wohl der häufigste Grund für Webmasterkontakt ist ein geplanter Linktausch. Früher sprach man von Bannertausch, aber seit man weiß, dass Textlinks mehr Linkjuice übertragen, sind Werbebanner nur noch auf trafficstarken Seiten für Besucher Sharing interessant. Um den PageRank zu erhöhen ist ein themenrelevanter Linktausch mit Textlinks wesentlich erfolgreicher. Die Regeln für optimierten Trust gibt es an dieser Stelle nicht, aber eine Vorlage wie man Webmaster für Linktausch richtig anschreibt.

Betreff: Anfrage bezüglich Linktausch Thema Finanzen
Alternativer Betreff: Linktausch Finanzthema PR 6

Hallo Webmaster,

Ihre Webseite macht auf mich einen hervorragenden Eindruck. Weil ich ebenfalls Seiten zum Thema Finanzen (Thema austauschen) betreibe würde ich gerne mit Ihnen einen kostenlosen und fairen Linktausch machen.

Wir können unauffällig über Kreuz tauschen, weil ich mehrere Projekte mit verschiedenen IP-Adressen verwalte. Wenn Sie mir kurz schreiben, von wo Sie verlinken können, mache ich Ihnen gleich ein paar Vorschläge. Meine Seiten sind:

finanz-indianer.de (fiktiv)
brutto-wigwam.info (fiktiv)

Ich tausche aus dem Content heraus, oder in der Sidebar..

Ich freue mich auf eine Antwort,
Vorname Name
Kontaktdaten
e-Mail-Adresse.

So, dann will ich mal erklären warum so ein einfaches Anschreiben an Webmaster erfolgreich ist.

1. Ich habe zwei Betreffvarianten angegeben, die beide Aufmerksamkeit wecken und schon vorher sagen, worum es geht. Je nach Geschmack kann man hier eine Möglichkeit auswählen. Die mit Google PageRank Angabe wirkt direkter aber impliziert das Versprechen dass sich das Lesen der e-Mail mit einem fetten PR 6 Backlink auszahlen wird. Natürlich sollte man im Betreff nur einen PR versprechen, den man letztendlich auch wirklich anbieten wird. Der andere Betreff wirkt sehr seriös und höflich, weil das erste Wort „Anfrage” schon ein vorsichtiges Anklopfen darstellt, statt gleich mit einem Angebot die Tür einzutreten. Wie gesagt: Webmaster Geschmackssache.
2. Das Anschreiben enthält keine Links, auch nicht unten bei den Kontaktdaten. Dadurch landet es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht im Spamfilter.
3. Das Anschreiben ist kurz und sieht dadurch nicht so aus, als würde man viel Zeit mit Lesen verbringen müssen um zu erfahren was dieser fremde Webmaster mit seiner komischen Linktausch e-Mail von mir will.
4. Zuerst schmeichelt man dem kontaktierten Webmaster indem man seine Seite lobt. Hier kann man wieder variieren und tatsächlich ein besonders positives Merkmal hervorheben. Man könnte zum Beispiel auch beginnen mit

Hallo Webmaster,

durch Ihre gute Position in Google habe ich Ihre Seite entdeckt. Meine ranked ebenfalls sehr gut und darum würde ich gerne mit Ihnen einen Linktausch durchführen um gegenseitig mehr Trust zu erhalten.

5. Durch das Lob am Anfang schmeichelt man aber nicht nur, sondern zeigt auch die eigene Kompetenz, indem man beweist, eine wirklich gute Seite zu erkennen. Das lässt darauf schließen, dass man selber weiß was man tut und die angebotenen Linktauschseiten ebenfalls hochwertig sind.
6. Die eigene SEO Kompetenz zeigt man auch indem man einen Linktausch über Kreuz, also ein kleines Netzwerk anbietet. Der Sinn dahinter muss eigentlich nicht einmal erklärt werden. Aber die e-Mail wird dadurch nicht sehr viel länger und deshalb schadet es auch nicht, wenn man darüber noch ein paar Worte verliert. Den Teil sollte man natürlich wieder nur in das Anschreiben einfügen, wenn man tatsächlich über solch ein kleines Netzwerk verfügt. ;)
7. Die eigenen Seiten muss man nicht einmal anbieten, außer sie sind wirklich schon sehr stark und attraktiv. Ansonsten ist der andere Suchmaschinenoptimierer oder Webmaster vielleicht von vornherein nicht interessiert, weil er auch gerade ganz andere Dinge im Kopf hat und die Möglichkeiten gar nicht gleich erkennt, die unter Umständen auch mit neuen, schwächeren Projekten gegeben wären.
8. Eine kurze Angabe wo man denn selbst verlinken würde ist ganz wichtig, damit der Gegenüber vielleicht schon ein passendes Angebot zurückmailen kann. Schneller Linktausch ist weniger anstrengend und macht auch mehr Spaß.
9. Eine Aufforderung zur Aktion gehört in den Schlussatz. Danach sollte man neben der e-Mail auch noch eine Telefonnummer angeben, weil nicht jeder Webmaster ein alter Hase ist und gerne einmal persönlich nachfrägt, wenn etwas unklar ist. Schafft außerdem vertrauen, wenn man keine Briefkastenfirma ist ;)

Achtet darauf, dass Eure Tauschseiten ein gültiges Impressum haben. Das vergisst man manchmal bei reinen Satellitenseiten, aber andere Webmaster antworten wegen solchen Fehlern oft gar nicht erst, weil sie Betrug vermuten.
Aus dem gleichen Grund ist es vorteilhaft, wenn Ihr andere Webmaster für Linktausch nicht von einer gmx Adresse anschreibt, sondern von einer Firmen-Adresse. Dann ist gelegentlicher Spam vorprogrammiert. Dafür richtet man sich eine Linktausch@seouxindianer.de oder dergleichen ein. Die private Mailbox bleibt so sauberer.

Anschreiben wegen Änderung oder Löschung von Inhalten

Sehr sehr häufig muss man anderen SiteAdmins mitteilen, dass sie ihre Seiten teilweise ändern sollen. Das kann in einem falsch umgesetzten Linktausch begründet sein, aber auch weil der andere Webmaster etwas auf seinen Seiten getan hat, das den eigenen Projekten schadet (Contentdiebstahl = Duplicate Content).

Bevor man gleich abmahnt ist eine Bitte um Änderung die entschieden bessere Möglichkeit. Mein nächstes wichtiges Anschreiben an Webmaster soll eine Orientierungshilfe sein, wie man mit Nachdruck seine Forderung rüberbringt, ohne anzugreifen. Die e-Mail liest schließlich auch nur ein Mensch mit Gefühlen und Stolz.

Betreff: Ihre Verlinkung auf meine Seite

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

auf Ihrer Seite secondleveldomain.tld/verzeichnis/seite.php verlinken Sie auf ein von mir verwaltetes Projekt. Ich freue mich, dass Ihnen mein Inhalt gefällt und Sie ihn Ihren Nutzern zugänglich machen. Bitte verlinken Sie aber nicht direkt die bei mir gehostete Datei, sondern auf die Seite meinedomain.tld/verzeichnis/downloadseite.html, wo Ihre Nutzer die Datei ebenfalls erhalten.

Da Ihre Seite ebenfalls sehr gut aufgebaut ist und unsere Projekte thematisch zueinanderpassen könnten wir übrigens auch einen Linktausch vornehmen, um uns gegenseitig den Rücken zu stärken.

Sagen Sie mir doch bitte kurz Bescheid, wenn Sie die Verlinkung meiner Datei geändert haben. Ich freue mich auch auf Ihre Antwort zum Linktausch.

Mit freundlichem Gruß,
Name Vorname
Adresse, e-mail, usw..

Diesmal ist die Erklärung schnell passiert. Hier im Beispiel hat ein anderer Webmaster ein PDF das es auf meiner Seite gibt, bei sich einfach eingebunden und stiehlt damit meinen Traffic, ohne mir Besucher zu verschaffen. Das geht natürlich nicht, weshalb ich ihn anmaile.

  1. Als erstes ist der Betreff hier klar und kurz.
  2. Die Eröffnung der Nachricht enthält die genaue Angabe der Page um die es geht. Der Pfad ist nicht als Link angegeben, damit die e-Mail nicht im Spamordner landet.
  3. Ein Danke für die freiwillige Verlinkung lockert die Situation und schmeichelt zuerst.
  4. Dann bittet man deutlich um Änderung und sagt dazu, dass die Besucher auf der eigenen Seite genauso schnell zum Download finden werden. Also mutet der andere Webmaster sinen Nutzern auch mit einer Verlinkung auf die fremde Webseite nicht allzuviel zu.
  5. Danach baut man noch ein Lob für die gute Arbeit an der Seite des anderen Webmasters ein.
  6. Optional kann man hier auch eine kurze Anfrage bezüglich Linktausch anhängen. Nicht zu ausführlich, denn sonst lenkt man vom eigentlichen Thema der e-Mail ab.
  7. Im Schluss weist man noch einmal darauf hin, dass die Änderung wichtig ist und dass man bitte benachrichtig wird.
  8. Nach der Grußformel sollte man den Namen und die Firmendaten angeben, damit der andere sich sicher sein kann, dass hier jemand sitzt, der sich mit Rechtsformen auskennt.

Damit sollte eigentlich alles geklärt sein. Es kann passieren, dass der andere Seitenverwalter ab dann gar nicht mehr auf die Inhalte Deiner Seite verlinkt, aber das ist wahrscheinlich immer noch besser, als Eure Dateien überall kostenlos herzugeben und dafür nicht einmal Besucher zu bekommen.

Anfrage wegen Content Nutzung

Meine letzte Vorlage für eine e-Mail an fremde Webmaster soll eine Anfrage zur Nutzung von Content für eigene Projekte thematisieren. Die hätte der Webmaster aus dem oberen Beispiel schreiben können, bevor er einfach eine Datei von meiner Seite bei sich einbindet.

Betreff: Ihre Inhalte finde ich richtig super
Alternativr Betreff: Ihre Webseite ist sehr gelungen!

Hallo Webseiten Team,

ich bin auf der Suche nach dem Thema Suchmaschinenoptimierung (Thema austauschen) auf Ihre wirklich gut gemachte Seite secondleveldomain.tld gelangt. Besonders haben mir die beiden Grafiken zur (Thema einfügen) gefallen.

Wenn ich die beiden Grafiken unter Angabe und/oder Verlinkung zu Ihnen auf meiner Seite meinedomain.tld einbinden dürfte, würde das zusätzliche themenrelevante Visits für Ihr Projekt und einen richtig tollen Mehrwert für meine Besucher bedeuten. Wenn sie einer Nutzung auf meiner Seite nur unter bestimmten anderen Bedingungen zustimmen, dann lassen Sie mich diese bitte wissen.

Jetzt surfe ich noch etwas auf Ihrer Webseite und freue mich, von Ihnen zu hören. Wenn Sie grundsätzlich Interesse an einem Linktausch mit meinen Projekten haben, schreiben Sie mir doch auch deswegen einmal an. Und vielleicht finden Sie bei mir ja auch Inhalte die für Sie interessant sind.

Mit freundlichem Gruß
Vorname Name, Adresse, e-Mail…

Bei solchen Anfragen an Webmaster und Onlineagenturen bekommt man allermeistens keine Antwort zurück, auch wenn man wie ich am Anfang und am Ende Komplimente macht. Aber vielleicht hat man trotzdem Glück.

Auf jeden Fall habe ich hier wieder kurz nach Linktausch gefragt, weil das einfach sehr wichtig für das Ranking einer Seite ist und man wirklich jede Chance nutzen sollte. Mehr brauche ich diesmal nicht erklären, weil die e-Mail im Grunde genauso aufgebaut ist, wie die Mails zuvor:

Aufbau eines e-Mail Anschreibens: Hamburgermethode

  1. Man beginnt mit einem Kompliment, einem Lob und lockert damit das Misstrauen, das eventuell beim Gegenüber zu Beginn vorherrscht. Man nimmt sich auch lieber die Zeit eine e-Mail zu lesen, die mit “ich finde Ihre Seite richtig gut gelungen weil..” anfängt.
  2. Dann kommt das eigentliche Thema. Kurz aber prägnant, so dass der Empfänger weiß dass er es mit einer kompetenten Person zu tun hat, die Nägel mit Köpfen macht. Bietet in diesem Teil auch gleich klar Eure Gegenleistung an.
  3. Danach sollte man wieder kurz loben, also ein kleines Kompliment nachlegen. Die Methode wirkt also wie ein Hamburger. Oben Brot, unten Brot und in der Mitte das, worum es geht. ;)

So, wenn in Zukunft Suchmaschinen Nutzer meine Seite mit der Key Phrase “Webmaster richtig anschreiben” finden, dann erhalten Sie auch die nötigen Tipps und Informationen. Eure Anschreiben an SEOs und Webdesign Agenturen die Kundenseiten betreuen mit denen Ihr irgendwie kooperieren wollt, könnt ihr mit diesen 3 Standardbriefen formal korrekt kontaktieren.

Wenn Euch eine Beispiel Vorlage geholfen hat oder Ihr es ganz andres machen würdet, dann schreibt mir doch gleich Eure Meinung in den Kommentaren.

Und wo Du schon mal hier bist: Hast Du Interesse an einem Linktausch im Bereich Telekommunikation, Gesundheit oder Reise? E-maile mir, damit ich nach meinem Urlaub gleich etwas zu tun habe. ;)

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+Benjamin Wingerter ist Inhouse-SEO und Affiliate seit 2008. Er hat zwei Steckenpferde: Conversion Rate Optimierung und Suchmaschinenoptimierung. Seit 2011 spricht er auf Fachkonferenzen, wie der SEO Campixx.

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